Deze verklaring wordt u aangeboden door de OVB, de Orde van Vlaamse Balies, gevestigd te 1000 Brussel, Staatsbladstraat 8, en AVOCATS.be, zijnde l’Orde des barreaux francophones et germanophone, gevestigd te 1060 Brussel, Guldenvlieslaan 65. (Hierna “wij”, “onze”, “onze”).

Deze verklaring is van toepassing op de applicaties die geïntegreerd of gehost zijn op onze website: https://www.dp-a.be.

Wij beschermen de privacy van alle personen waarvan we de persoonsgegevens verwerken, zowel in de hoedanigheid van verantwoordelijke voor deze verwerking als in die van onderaannemer.

Het doel van deze verklaring is om toe te lichten wie we zijn en op welke manier we met uw persoonlijke gegevens omspringen.

De gegevens die door ons als onderaannemer worden verwerkt, zowel afkomstig van advocaten als van de FOD Justitie, gebeurt in overeenstemming met de instructies die we van de verwerkingsverantwoordelijke hebben ontvangen. Voor meer informatie nodigen we u uit om contact op te nemen met deze verantwoordelijke.

VOOR DIE IS DEZE VERKLARING BESTEMD?

Deze verklaring is bestemd voor natuurlijke personen die:

  • handelen in hun hoedanigheid van van advocaten, stagiair-advocaten of ere-advocaten en opgenomen zijn op de lijsten die door hun respectievelijke Balies bijgehouden worden;
  • handelen in hun hoedanigheid van contactpersoon van een van de advocaten ingeschreven op een van deze voormelde lijsten;
  • handelen als contactpersoon bij om het even welk partnerbedrijf (onderneming, overheidsdienst, beroepsfederatie van werkgevers of werknemers, school, universiteit…), met wie we een vorm van samenwerking hebben of wensen en waarvan we de persoonsgegevens verwerken;

Wij delen u mee dat wij als onderaannemer de gegevens verwerken van:

  • rechtzoekenden en van alle personen waarvan advocaten de gegevens via ons verwerken;
  • advocaten in het kader van de communicatie tussen advocaten onderling of bij toegang tot het DPA-platform.

Wij informeren u dat uw gegevens zullen worden gebruikt in overeenstemming met dit privacy beleid.

WELKE GEGEVENS WORDEN VERWERKT?

We verzamelen alleen persoonsgegevens die correct, pertinent en beperkt zijn tot wat strikt noodzakelijk is voor de doelstellingen waarvoor wij ze als behandelingsverantwoordelijke gebruiken.

In het algemeen zullen de volgende gegevens worden verzameld en verwerkt:

  • identificatiegegevens, met inbegrip van de volgende gegevens: naam, voornaam en persoonlijk adres, naam van het kantoor, de balie waaraan de advocaat verbonden is en het faxnummer.
  • elektronische identificatiegegevens, met inbegrip van de volgende gegevens: elektronisch IP-adres van de betrokken persoon, e-mailadres en login-gegevens met inbegrip van de unieke referentie van de gebruiker, de kwaliteit, de identificatie en het gebruikersattribuut (advocaat of gemachtigde advocaat); identitficatiegegevens van de rechtsbijstand.

Sommige aanvullende gegevens (bv. voorkeurtaal) verwerken is niet steeds noodzakelijk maar kan wel wenselijk zijn. Andere gegevens zijn volledig facultatief en zullen enkel door ons verwerkt worden indien u er voor kiest ze te delen.

We kunnen uw persoonsgegevens ook in onze hoedanigheid van onderaannemer verwerken. Dit gebeurt in naam en voor rekening van de advocaten en heeft betrekking op de gegevens die zich in de stukkenbundels bevinden, de conclusies en eventueel arresten en vonnissen, wat deze laatste betreft met inbegrip van de rolnummers, de e-mailadressen, voornaam en familienaam, de partijen en hun raadslieden.

We verwerken namens de FOD Justitie de identiteit van de verzender, van de bestemmeling en het rolnummer.
Wij nodigen u uit om contact op te nemen met FOD Justitie voor alle informatie over de verwerking van uw gegevens.

HOE VERZAMELEN WIJ UW PERSOONLIJKE GEGEVENS ?

Wij verzamelen uw gegevens via verschillende kanalen:

  • op initiatief van onze dienstverstrekker – onderaannemer als onderdeel van het proces van identificatie en authentificatie,
  • wanneer u zich identificeert bij onze diensten als gemachtigd gebruiker;
  • wanneer u geïdentificeerd wordt bij onze diensten in het kader van het indienen van een klacht of enige verzoek dat betrekking heeft op onze diensten;
  • wanneer u zich identificeert met onze diensten als een contactpersoon in het kader van een of andere vorm van samenwerkingen.

WAAROM WIJ UW GEGEVENS VERWERKEN

Wij verzamelen en verwerken uw gegevens voor de uitvoering van onze taak op grond van de artikelen 32 ter, 428 en volgende van het Gerechtelijk Wetboek, en met name artikel 434/1, en het Koninklijk Besluit van 9 oktober 2018 tot wijziging van het Koninklijk besluit van 16 juni 2016 houdende de elektronische communicatie.

De verwerking van uw gegevens is noodzakelijk voor het beheer van de diensten die wij aanbieden, maar maakt het ook mogelijk om te reageren op uw specifieke verzoeken.

De gegevens worden verwerkt om:

  •  het opstellen en onderhouden van de elektronische lijsten van advocaten die hun beroep vanuit België uitoefenen
  • uw identiteit vast te stellen;
  • controle van uw hoedanigheid , meer in het bijzonder door te verifiëren of u bij de dienstverstrekker bekend staat als een actieve advocaat of actieve gemandateerde ;
  • uw toegangs-en gebruiksrechten te bepalen voor onderliggende webapplicaties of informatiebronnen;
  • alle noodzakelijke administratieve opvolgingen van uw gebruik van de webapplicaties en/of andere onderliggende applicaties of informatiebronnen;
  • elektronische communicatie via de webapplicaties van bepaalde documenten aan de ontvangers die door de gebruiker gekozen zijn en het beheer (met inbegrip van opslag) van deze documenten. Dit omvat, in voorkomend geval, de uitvoering van de in artikel 3, derde alinea, en artikel 7, derde alinea, van het Koninklijk besluit van 16 juni 2016 houdende de elektronische communicatie overeenkomstig artikel 32 ter van het Gerechtelijk Wetboek bedoelde doelstellingen; namelijk het beheer en controle van de toegang van advocaten tot het e-Deposit systeem en de e-Box via het DPA-platform, hun identificatie, authenticatie en hun relevante kenmerken of bekwaamheid, mandaten en toegangsvergunningen.
  • de mogelijkheid om op verzoek van FOD Justitie te voorzien van anonieme statistische gegevens met betrekking tot het gebruik, het beheer en de exploitatie van de betreffende diensten.

HOE VERANTWOORDEN WE ONZE VERWERKINGEN?

Afhankelijk van de aard van de toegepaste verwerking, worden de verzamelde gegevens van de betrokken personen gebruikt en verwerkt op basis van:

  1. De wettelijke verplichtingen die op ons toepasselijk zijn in het kader van onze activiteiten met betrekking tot het beheer van de gegevens van advocaten:
    1. het artikel 434/1 van het Gerechtelijk Wetboek, voor de aanmaak en het beheer van de elektronische lijsten van advocaten
    2. het Koninklijk besluit van 9 oktober 2018 tot wijziging van het Koninklijk besluit van 16 juni 2016, houdende de elektronische communicatie overeenkomstig artikel 32ter van het Gerechtelijk Wetboek teneinde de identificatie te waarborgen van personen die gebruik maken van de DPA-Deposit applicatie, zijnde de advocaat of zijn gemandateerde administratieve medewerkers.

    Wij zijn namelijk verplicht om de lijst van advocaten die op de verschillende lijsten van Belgische Balies zijn ingeschreven actueel te houden, teneinde het beheer te waarborgen van de toegang tot e-Deposit.
    In het geval van andere gegevens, zijn wij ook verplicht om uw gegevens te verwerken in overeenstemming met de Wet op de Landverzekeringsovereenkomst in het kader van de beroepsaansprakelijkheidsverzekering van de advocaat.

  2. onze (pre-) contractuele relatie
    Wanneer we een contract onderhandelen of afsluiten met u of uw bedrijf, hebben we een aantal persoonlijke gegevens nodig teneinde een geschikte offerte te kunnen voorleggen, de contracten op te stellen en onze verplichtingen uit te voeren. Bij ontsteltenis hiervan zal de uitvoering van onze prestatie niet mogelijk zijn.
    Bij de uitvoering van een contract met als doel de rekrutering en/of selectie of interim werk, communiceren we aan onze kandidaten en uitzendkrachten de contactgegevens van de personen binnen uw bedrijf of organisatie, zodat zij weten wie te bereiken voor het opstarten en/of uitvoeren van hun taak.
    Ten slotte verwerken we ook de gegevens van de advocaten en de leden van hun teams die onze diensten gebruiken. Deze verwerking is immers noodzakelijk voor het nakomen van onze contractuele verplichtingen, in het bijzonder voor de DPA-Box en de opstart en beheer van de J-Box.
    De voorwaarden van deze verwerkingen zijn beschikbaar in de overeenkomst van onderaanneming, gesloten tussen ons en de gebruikers (advocaten en hun opdrachtgever), en dienen onderschreven te worden vóór de eerste uitvoering ervan.
  3. Ons rechtmatig belang of dat van een derde partij: indien nodig, gebruiken wij uw gegevens om tegemoet te komen aan onze legitieme belangen of die van derden. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij het aanbieden en promoten van alle diensten en/of informatieve boodschappen van wat u redelijkerwijs van ons kan verwachten in de context van onze bestaande of mogelijk toekomstige relatie. Dit kan ook betrekking hebben op toegangscontroles, interne controles en audits die worden uitgevoerd om de veiligheid en continuïteit van onze systemen en projecten te waarborgen.
    Dit legitiem belang is ook aanwezig wanneer het voor ons nodig is om uw gegevens te bewaren om een mogelijke juridische actie in te leiden, uit te voeren of te ondersteuen.

AAN WIE MAKEN WIJ UW GEGEVENS OVER?

Wij dragen enkel een aantal van uw persoonlijke gegevens over wanneer dit noodzakelijk blijkt voor de bewerkstelliging van voormelde opgesomde doeleinden, voor de goede uitvoering van ons contract, de naleving van een wettelijke verplichting of de verdediging van een rechtmatig belang.

We kunnen bepaalde gegevens delen met medecontractanten, gekwalificeerd als “onderaannemers” in de zin van de wetgeving inzake gegevensbescherming, voor zover dit strikt noodzakelijk is voor de werking van de applicaties of (al dan niet geautomatiseerde) beheersystemen waaraan wij aangesloten zijn.
De lijst van onderaannemers, hun activiteiten, het nagestreefde doel en, in voorkomend geval, het land waarin de gegevens worden verwerkt en gehost, zijn op eenvoudig verzoek beschikbaar.

Bij wijze van voorbeeld: bij het gebruik van onze webapplicaties worden bepaalde persoonlijke gegevens doorgegeven aan dienstverstrekkers, onder meer de gegevens die nodig zijn voor uw identificatie en toestemming; de gegevens nodig voor de communicatie, de opslag en het beheer van de documenten die u wenst te verzenden; en logingegevens.

Bovendien zijn de hierboven voormelde gegevens toegankelijk voor leden van onze teams of elke technische adviseur, zij het op de meest strikte manier noodzakelijk voor de uitvoering van onze verplichtingen.

Tot slot zullen wij waarschijnlijk uw gegevens overmaken:

  • aan de rechterlijke- en administratieve autoriteiten of rechtsuitvoerders in het kader van de verdediging van onze belangen;
  • aan de autoriteiten of entiteiten die zijn opgericht bij Wet, een decreet of elke andere regel toepasbaar in België.

Uw persoonlijke gegevens als onderdeel van onze aanvragen worden niet verkocht, verhuurd of ter beschikking gesteld aan derden voor commerciële doeleinden of enig ander doel.

WORDEN UW GEGEVENS BUITEN DE EUROPESE UNIE VERSPREID?

Het verstrekken van gegevens naar een land buiten de Unie zal enkel toegestaan worden als en slechts als:

  • de Europese Commissie een besluit heeft uitgevaardigd dat een voldoende beschermingsniveau garandeert en gelijkwaardig is aan hetgeen de Europese wetgeving voorziet. De persoonsgegevens zullen op deze basis worden overgemaakt.
  • het overmaken gebaseerd is op een passende maatregel die een niveau van bescherming waarborgt en gelijkwaardig is aan dat van de Europese wetgeving, zoals de standaardclausules van de Commissie, of de instemming van de betrokkenen.

HOE LANG BEWAREN WIJ UW GEGEVENS?

Uw gegevens zullen worden bewaard voor de hele duur van onze contractuele relatie, en vervolgens zolang de wet het ons verplicht opdat wij tegemoet kunnen komen aan onze wettelijke verplichtingen, onder meer wettelijke rechtsbesluiten, fiscaal en boekhoudkundig, met inbegrip van baliereglementering, belastingen en boekhoudkundige verplichtingen.
Vervolgens worden uw gegevens anoniem, om te voldoen aan onze statistische verplichtingen. Na deze periode zullen uw gegevens geschrapt worden.

In het kader van het beheer van uw aanvragen naar informatie worden uw gegevens gedurende maximaal 5 jaar bewaard vanaf de indiening van de aanvraag.

Conform de wettelijke verplichtingen, worden de gegevens van de rekeningen van advocaten gedurende dertig jaar bewaard te rekenen vanaf de dag waarop de advocaat of stagiair geschrapt wordt van het tableau of de lijst bedoeld in artikel 430/1.

HOE ZORGEN WIJ VOOR DE VEILIGHEID VAN UW GEGEVENS?

Wij stellen alles in het werk om uw persoonlijke gegevens optimaal te beveiligen tegen illegaal gebruik. Hiervoor maken we gebruik van fysieke, administratief-organisatorische en technologische maatregelen.

Bij wijze van voorbeeld: wij beperken de toegang van ons computersysteem tot onze teams en volgens de strikte behoeften van elk lid met betrekking tot zijn functie. Wij hebben een intern privacy beleid ingevoerd, versleutelen de mobiele werkplaatsen van onze medewerkers en indien nodig maken we gebruik van pseudonimisering.

WAT ZIJN UW RECHTEN?

Wij besteden een bijzondere aandacht aan de rechten die u in uw hoedanigheid van betrokken personen bezit. Wij zijn ook overgegaan tot de benoeming van een DPO.
In die zin nodigen wij u uit om contact op te nemen met onze GDPR Manager of onze DPO via volgend mailadres: privacy@dp-a.be of via mail naar het contactadres op onze website.
Uitgezonderd de gevallen waarbij een wettelijke bepaling die in België van kracht is, met inbegrip van de GDPR, of indien het beroepsgeheim zich daartegen verzet, heeft u volgens de voorschriften de volgende rechten:

  • het toegangsrecht, met inbegrip van het recht om te weten of u uw gegevens verwerkt worden;
  • het recht om een kopie van de verwerkte gegevens te ontvangen;
  • het recht om de verwerkte gegevens te verbeteren;
  • het recht om bezwaar te maken tegen de verwerkte gegevens;
  • het recht om de verwerking van verwerkte gegevens te beperken;
  • het recht om verwerkte gegevens te verwijderen;
  • het recht op overdraagbaarheid van verwerkte gegevens;
  • het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:

Autoriteit voor gegevensbescherming:
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Drukpersstraat, 35 te1000 Brussel
Tel.: + 32 (0) 2 274 48 00
Fax: + 32 (0) 2 274 48 35
E-mail: contact@apd-gba.be

U kan uw rechten uitoefenen door contact op te nemen via het volgende emailadres: privacy@dp-a.be of per post.

COOKIE-BELEID

Wij gebruiken cookies op onze websites. Een cookie is een code in de vorm van een bestand dat op uw computer is opgeslagen. Tijdens een volgend bezoek aan onze website kunnen deze cookies dan worden herkend. Cookies helpen ons om onze website te verbeteren, om uw browsen te vergemakkelijken, om u gerichte advertentie te bieden of om ons publiek te analyseren.

Voor meer informatie over ons cookie-beleid kunt u terecht op onze website onder het tabblad “Cookies Policy”.
U kan dan sommige of alle cookies toestaan.

Wijzigingen

We kunnen op elk moment, om verschillende redenen, verbeteringen, toevoegingen of wijzigingen aan deze privacy-en gegevensbeschermingsverklaring brengen. De meest actuele versie is te allen tijde te raadplegen op onze websites.

Wij nodigen u uit om de wijzigingen regelmatig te controleren.