Algemeen

De DPA-Box is het persoonlijk archiveringssysteem van de advocaat waarin gedurende een periode van twee jaar verschillende documenten in kunnen bewaard worden zoals :

  • overzicht transacties
  • ontvangstbevestigingen van neergelegde conclusies
  • ontvangen conclusies, stukkenbundels of andere documenten vanwege confraters

 
In tegenstelling met de DPA-Deposit staat de DPA-Box niet in een één-op-één in verbinding met de e-Deposit van Justitie.  
 
Voor het gebruik van de DPA-Box moeten de Algemene Voorwaarden voorafgaandelijk worden goedgekeurd.

DPA-Deposit en DPA-Box zijn beide een onderdeel van het DPA-platform. Dat wordt verder uitgebouwd tot een heus communicatieplatform tussen advocaat en andere actoren van justitie.


DPA-Box

De DPA-Box is het persoonlijk archiveringssysteem van de advocaat waarin gedurende een periode van twee jaar verschillende documenten in kunnen bewaard worden zoals :

  • overzicht transacties
  • ontvangstbevestigingen van neergelegde conclusies
  • ontvangen conclusies, stukkenbundels of andere documenten vanwege confraters

 
In tegenstelling met de DPA-Deposit staat de DPA-Box niet in een één-op-één in verbinding met de e-Deposit van Justitie.  
 
Voor het gebruik van de DPA-Box moeten de Algemene Voorwaarden voorafgaandelijk worden goedgekeurd.


DPA-Deposit

DPA-Deposit is een digitaal doorgeefluik waarlangs u documenten kan neerleggen of verzenden naar elke Belgische rechtbank, confraters of derde partijen. U laadt de documenten op in uw DPA-Box waarna u ze kan verzenden via DPA-Deposit.

Neen. DPA-Deposit een mogelijke manier om uw documenten neer te leggen bij de rechtbank of ze op te sturen naar confraters of derde partijen.

Wilt u elektronisch neerleggen, dan bent u wel verplicht dat via DPA-Deposit te doen. De toegang tot e-Deposit werd op 17 oktober 2018 afgesloten voor alle advocaten én hun administratieve medewerkers (niet-advocaten).

Op 16 oktober 2018 werd een Koninklijk Besluit tot wijziging van het Koninklijk Besluit van 16 juni 2016 houdende de elektronische communicatie overeenkomstig artikel 32ter van het Gerechtelijk Wetboek gepubliceerd. Dat bepaalt dat de minister van Justitie kan opleggen aan bepaalde beroepsgroepen om de door hun beroepsorganisatie beheerde informaticasystemen te gebruiken om toegang te krijgen tot de informaticasystemen van Justitie. Meteen daarna volgde een Ministerieel Besluit dat, met onmiddellijke inwerkingtreding, bepaalt dat de toegang tot de e-Box en e- Deposit systemen voor de advocaten geschiedt via het DPA-systeem met de advocatenkaart.

Ja, naast het neerleggen van conclusies en stukkenbundels kan u nu ook alle briefwisseling en verzoekschriften overmaken aan de griffie. 

Dit wil zeggen dat zo goed als alle communicatie met de hoven en rechtbanken via DPA-Deposit kan gebeuren: tussenkomstmeldingen, brieven en verzoeken tot vaststelling, regeling conclusiekalender, verzoekschriften hoger beroep  en verzoek tot het bekomen van een pleitdatum, …. 
Dagvaardingen en P.V.’s van vrijwillige verschijning zijn uitgesloten.

Denk eraan dat u via onze diensten al uw documenten op een beveiligde manier en desgevallend in dezelfde beweging in kopie aan een confrater of derde partij (cliënt, gerechtsdeskundige, …) kan meesturen. U selecteert naast het hof of de rechtbank ook de advocaat en de derde partij.

Voor de verzoekschriften aan vredegerechten en politierechtbanken moet u de rubriek “stuk” gebruiken, verzoekschriften aan andere rechtbanken verstuurt u onder de rubriek “brief aan de rechtbank”.    

In bestaande zaken is het belangrijk het juiste rolnummer te vermelden, en type “brief aan de rechtbank” of “stuk” te kiezen (ook voor verzoekschriften).
 
In nieuwe zaken, verzendt u de inleidende akte als type “brief aan de rechtbank” of als type “stuk” en het specifiek rolnummer van de rechtbank of het hof waar u de akte neerlegt. Een overzicht van het te gebruiken rolnummer en type verzending  per hof of rechtbank kan u hier terugvinden.

Wij raden u ook aan om het verstuurde document te benoemen met bijvoorbeeld de naam van de partij, het type document (verzoekschrift, brief, …) het artikel van het gerechtelijk wetboek, e.a.  Zo helpt u de griffier die het document moet verwerken.

Hou er rekening mee dat indien de betaling van rol- en retributiekosten noodzakelijk is,  een bewijs van vooruitbetaling van deze kosten moet worden bijgevoegd. Dit kan door afzonderlijk het betalingsbewijs in te scannen en bij te voegen aan de DPA-Deposit neerlegging.
 

Neen. U kan zo goed als alle communicatie met de hoven en rechtbanken via DPA-Deposit versturen: tussenkomstmeldingen, brieven en verzoeken tot vaststelling, regeling conclusiekalender, verzoekschriften hoger beroep  en verzoek tot het bekomen van een pleitdatum, …. 
Maar dagvaardingen en P.V.’s van vrijwillige verschijning zijn uitgesloten.

In nieuwe zaken, om bijvoorbeeld uw tussenkomst te melden of om een verzoekschrift hoger beroep neer te leggen, moet u ook gebruik maken van het type “brief aan de rechtbank” of “stuk” maar met een speciaal daarvoor gecreëerd rolnummer. Een overzicht van het te gebruiken rolnummer per hof of rechtbank kan u hier terugvinden.

Wij raden u ook aan om het verstuurde document te benoemen met bijvoorbeeld de naam van de partij, het type document (verzoekschrift, brief, …) het artikel van het gerechtelijk wetboek, e.a.  Zo helpt u de griffier die het document moet verwerken.

Indien bij het indienen van een verzoekschrift, de betaling van rol- en retributiekosten noodzakelijk is, moet een bewijs van vooruitbetaling van deze kosten worden bijgevoegd. Dit kan door afzonderlijk het betalingsbewijs in te scannen en bij te voegen aan de DPA-Deposit neerlegging.

Over het handtekenen van een verzoekschrift bestaat nog wat onduidelijkheid want art 743, par.3 van het GW geeft vrijstelling van de handtekening voor elektronische neerleggingen, maar dit betreft enkel de conclusies. Wat de verzoekschriften betreft bepaalt art 1034ter, 3° dat de handtekening op straffe van nietigheid verplicht is. Daarom raden we aan om de verzoekschriften manueel te handtekenen en een scan van het ondertekende document te verzenden. 

Alle hoven en rechtbanken zijn opgenomen als mogelijke bestemmeling in DPA-deposit.

Werken die rechtbanken digitaal (via het e-deposit systeem van FOD Justitie) dan kan u ook via DPA-deposit elektronisch conclusies, stukken en andere correspondentie verzenden. Voor de minderheid aan griffies die nog niet digitaal werken kan u via DPA-deposit een neerlegging doen per (aangetekende) brief, die dan met bpost verzonden worden.

U kan ook een aantal administratieve rechtscolleges via DPA-deposit bereiken, denk maar aan de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen.


Uw voordeel?

U verzendt naar die rechtbanken via die verschillende kanalen in één beweging, vanuit één omgeving.


Welke rechtbanken kan u nu al digitaal bereiken?

 

Technische vragen

Alle gangbare browsers ondersteunen Csam. Soms kunnen er zich problemen voordoen met Firefox en Safari. U kan dan via een andere browser proberen. Ondervindt u problemen met Csam, dan kan u surfen naar sma-help.fedict.belgium.be/nl of contact opnemen met de service desk van Csam.

Verschillende softwarepakketten zijn geïntegreerd of zijn bezig te integreren met DPA. Indien u concrete vragen hebt over die integratie, neemt u het best contact op met uw softwareleverancier.

Alle ontwikkelaars van advocatensoftware hebben de nodige informatie gekregen om een koppeling te maken met DPA. Daardoor zal u vanuit uw vertrouwde omgeving, documenten kunnen neerleggen bij de rechtbank. In eenzelfde beweging kan u communiceren met uw confraters of derden. Neem contact op met uw eigen softwareleveranciers om een stand van zaken te vragen betreffende de integratie.

Alle gangbare internetbrowsers (Edge, Firefox, Chrome, Safari,…) worden ondersteund voor de werking van DPA-Deposit.

Internet Explorer wordt daarentegen meer en meer ontraden aangezien deze nog nauwelijks ondersteund wordt door Microsoft. Als u Internet Explorer toch wil gebruiken dan kan u best deze handleiding volgen.

Alle softwarepakketten krijgen de kans om zich te integreren met het DPA-platform en DPA-Deposit. Verschillende pakketten hebben deze  integratie al uitgevoerd. Neem contact op met uw softwareleverancier voor een stand van zaken betreffende de integratie.

Praktische vragen

Ja, precies zoals bij e-Deposit krijgt u een bevestiging van de rechtbank. U ontvangt een mail met een link naar uw DPA-Box waarin de ontvangstbevestiging opgeslagen wordt.
 

Wat gebeurt er als mijn elektronische neerlegging niet of niet tijdig zou doorgaan?

Indien om een of ander technisch falen de elektronische neerlegging toch niet of niet tijdig zou doorgaan, kan u aanspraak maken op een ‘attest van disfunctioneren’. Dat attest geldt als bewijs van het disfunctioneren van het informaticasysteem van Justitie, of van het systeem DPA dat verbonden is met het informaticasysteem van Justitie, in de zin van artikel 52, derde en vierde lid van het Gerechtelijk Wetboek. Het kan ingeroepen worden als bewijs van overmacht, zoals bepaald in de artikelen 5 en 9 van het Koninklijk Besluit van 16 juni 2016 houdende de elektronische communicatie overeenkomstig artikel 32ter van het Gerechtelijk Wetboek. (zie algemene voorwaarden art. 14)

 

Via DPA kan u alle Belgische rechtbanken bereiken. Rechtbanken die digitaal documenten kunnen ontvangen, kan u bereiken via het elektronische kanaal van DPA- Deposit. Rechtbanken die nog niet aangesloten zijn op een of ander digitaal systeem van justitie kan u bereiken via het bpost-kanaal van DPA-Deposit.

Hier vindt u een overzicht van de rechtbanken die u via het elektronische kanaal van DPA-Deposit kan bereiken.

Houd bij die laatste optie wel rekening met het aflevermoment. Net als bij een gewone brief geldt het aankomstuur bij de griffie als uur van neerlegging.

 

U kan via DPA-Deposit bij elke Belgische rechtbank neerleggen. Rechtbanken die reeds gekoppeld zijn met een digitaal ontvangstsysteem van Justitie (zoals e-Deposit of E-box), kan u via het elektronisch kanaal van DPA-Deposit bereiken. Rechtbanken die nog niet digitaal kunnen ontvangen, kan u bereiken via het bpost-kanaal van DPA-Deposit. DPA zorgt in dat geval voor het afdrukken, onder enveloppe steken en voor de afgifte bij bpost ter verzending. Zo kan u al die rechtbanken toch bereiken van achter uw computer.

Hier vindt u een overzicht van de rechtbanken die u via het elektronische kanaal van DPA-Deposit kan bereiken.

 

Dat is afhankelijk van rechtbank tot rechtbank. Indien u documenten via het elektronische kanaal verzendt naar de rechtbank, zullen die ofwel automatisch in een documentendatabank van justitie terechtkomen, ofwel rollen ze automatisch uit de printer.


Bij rechtbanken die nog niet elektronisch kunnen ontvangen, kan u het kanaal brief selecteren. De documenten komen dan via de normale weg (per post) toe. U selecteert bij het kanaal brief zelf of u een zwart-witprint of kleurenprint wenst. Hieraan zijn extra kosten verbonden. Meer informatie over de prijszetting van DPA vindt u elders in deze FAQ.

 

Ja. Die regels worden bepaald per soort rechtbank. Naast het invulveld in DPA-Deposit staat (behalve bij politierechtbanken en vredegerechten) een voorbeeld van het vereiste formaat.
 

Validatie in DPA-deposit

Het formaat van het rolnummer wordt altijd gevalideerd. Wanneer het rolnummer niet gekend is voor de geselecteerde rechtbank, komt er een validatiefout. U kan het document dan niet via het elektronisch kanaal verzenden. Andere kanalen blijven wel mogelijk.

Kent u het exacte rolnummer niet, dan kan u voor sommige rechtbanken (politierechtbanken en vredegerechten) het juiste rolnummer zoeken in alle zaken waarin u betrokken bent voor de geselecteerde rechtbank.

 

Bij een geslaagde elektronische neerlegging bij de rechtbank krijgt u (zowel de advocaat als de assistent indien die laatste de neerlegging deed) vanuit de systemen van justitie een ontvangstbewijs per e-mail.

Verzendt u documenten via aangetekende brief, dan krijgt u een mail met tracking code zodat u kan volgen of uw verzending aankomt.

Via de kleurcodes bij de verzendingen in uw DPA-Box ziet u ook of een verzending geslaagd is of niet. Klik op de verzending in kwestie om in detail te zien welke documenten al of niet gelukt zijn.

Indien om een of ander technisch falen de elektronische neerlegging toch niet of niet tijdig zou doorgaan, kan u aanspraak maken op een ‘attest van disfunctioneren’. Dat attest geldt als bewijs van het disfunctioneren van het informaticasysteem van Justitie, of van het systeem DPA dat verbonden is met het informaticasysteem van Justitie, in de zin van artikel 52, derde en vierde lid van het Gerechtelijk Wetboek. Het kan ingeroepen worden als bewijs van overmacht, zoals bepaald in de artikelen 5 en 9 van het Koninklijk Besluit van 16 juni 2016 houdende de elektronische communicatie overeenkomstig artikel 32ter van het Gerechtelijk Wetboek. (zie algemene voorwaarden art. 14)

 

Als algemeen principe geldt dat het moment van neerlegging gelijkstaat aan het moment van aankomst op de griffie.

Krachtens artikel 52 Ger.W. is de elektronische proceshandeling evenwel niet aan de openingsuren van de griffie gebonden. De verzending van conclusies en stukken via het elektronische kanaal van DPA-Deposit kan 24 uur per dag, 7 dagen per week. Indien u echter op de laatste dag van een termijn neerlegt, raden we aan om de registratie bij DPA toch minstens twee uur vóór het einde van de dag te doen (dus vóór 22u). De datum van ontvangst is de datum van het tijdstip van ontvangst vastgesteld door het e- Deposit systeem. Voor een brief of aangetekende brief geldt dat, indien hij vóór 16u bij DPA voor verzending wordt  geregistreerd, hij diezelfde dag nog naar bpost  zal vertrekken. Vanaf dan geldt de gewone verwerkingstijd bij bpost. Hier geldt uiteraard dat de datum van neerlegging de datum van ontvangst op de griffie is.

 

Bij verzending via het elektronische kanaal

Krachtens artikel 52 Ger.W. is de elektronische proceshandeling niet aan de openingsuren van de griffie gebonden.

De verzending van conclusies en stukken via het elektronische kanaal van DPA-Deposit kan 24 uur per dag, 7 dagen per week. Indien u echter op de laatste dag van een termijn neerlegt moet u er wel rekening mee houden dat DPA de elektronische neerlegging via het e-Deposit systeem van FOD Justitie doet. Er kan dan enige tijd over gaan (normaliter enkele seconden, of minuten indien het om vele documenten gaat) alvorens de bij DPA geregistreerde neerlegging ook effectief bij Justitie doorkomt. Voor tijd-kritische neerleggingen (op de laatste nuttige dag) raden we u dan ook aan om de registratie bij DPA toch minstens twee uur vóór het einde van de dag te doen (dus vóór 22u). Zo blijft er voldoende tijd om de documenten van het DPA-systeem naar het e-Deposit systeem over te maken.

Indien er onverhoopt een technisch probleem is bij het doorzenden van DPA naar e- Deposit, dan kan u aanspraak maken op een attest vanwege DPA. Dat zal in detail het disfunctioneren van de informaticatsystemen documenteren. U kan desgevallend een beroep doen op de in artikel 52, derde en vierde lid Ger.W. bepaalde verlenging van de termijn voor neerlegging tot de eerstvolgende werkdag.
 

Bij verzending per brief

Voor een brief of aangetekende brief geldt dat, indien hij vóór 16u bij DPA voor verzending geregistreerd wordt, hij diezelfde dag nog bij bpost aangeboden zal worden. Vanaf dan geldt de gewone verwerkingstijd bij bpost. Hier geldt uiteraard dat de datum van neerlegging de datum van ontvangst op de griffie is. Het gebruik van DPA voor het verzenden van brieven via de traditionele post kan immers niet gekwalificeerd worden als een “elektronische proceshandeling”.

 

Neen. Art. 743 Ger. W. stelt: de partijen vermelden in hun conclusie hun naam, voornaam en woonplaats of gerechtelijk elektronisch adres, alsmede het rolnummer van de zaak.

De rechtspersonen doen blijken van hun identiteit op de bij artikel 703 bepaalde wijze.

De conclusies die niet zijn neergelegd door middel van het in artikel 32ter bedoelde informaticasysteem worden ondertekend door de partijen of door hun raadsman.

 

Ja. DPA-Deposit ondersteunt ook andere rechtsmachten die niet onder FOD Justitie vallen.
U kan documenten verzenden naar alle hoven en rechtbanken via minstens één kanaal.

 

Ja. U kan via DPA-Deposit documenten verzenden naar rechtbanken, advocaten en derden.
DPA-Deposit bevat de gegevens van alle advocaten die aangesloten zijn aan een Belgische balie.

De advocaat ontvangt die documenten in zijn DPA-Box. Als hij zich nog nooit heeft aangemeld op DPA krijgt hij een e-mail om te verwittigen dat er nieuwe documenten in zijn DPA-Box staan.

 

Ja, naast het neerleggen van conclusies en stukkenbundels kan u nu ook alle briefwisseling en verzoekschriften overmaken aan de griffie. 

Dit wil zeggen dat zo goed als alle communicatie met de hoven en rechtbanken via DPA-Deposit kan gebeuren: tussenkomstmeldingen, brieven en verzoeken tot vaststelling, regeling conclusiekalender, verzoekschriften hoger beroep  en verzoek tot het bekomen van een pleitdatum, …. 

Dagvaardingen en P.V.’s van vrijwillige verschijning zijn uitgesloten.

Denk eraan dat u via onze diensten al uw documenten op een beveiligde manier en desgevallend in dezelfde beweging in kopie aan een confrater of derde partij (cliënt, gerechtsdeskundige, …) kan meesturen. U selecteert naast het hof of de rechtbank ook de advocaat en de derde partij.

Voor de verzoekschriften aan vredegerechten en politierechtbanken moet u de rubriek “stuk” gebruiken, verzoekschriften aan andere rechtbanken verstuurt u onder de rubriek “brief aan de rechtbank”.    

In bestaande zaken is het belangrijk het juiste rolnummer te vermelden, en type “brief aan de rechtbank” of “stuk” te kiezen (ook voor verzoekschriften).
 
In nieuwe zaken, verzendt u de inleidende akte als type “brief aan de rechtbank” of als type “stuk” en het specifiek rolnummer van de rechtbank of het hof waar u de akte neerlegt. Een overzicht van het te gebruiken rolnummer en type verzending  per hof of rechtbank kan u hier terugvinden.

Wij raden u ook aan om het verstuurde document te benoemen met bijvoorbeeld de naam van de partij, het type document (verzoekschrift, brief, …) het artikel van het gerechtelijk wetboek, e.a.  Zo helpt u de griffier die het document moet verwerken.

Hou er rekening mee dat indien de betaling van rol- en retributiekosten noodzakelijk is,  een bewijs van vooruitbetaling van deze kosten moet worden bijgevoegd. Dit kan door afzonderlijk het betalingsbewijs in te scannen en bij te voegen aan de DPA-Deposit neerlegging.

Neen. Documenten kunnen enkel in PDF worden verzonden.

Stukkenbundels kunnen groot zijn. Momenteel ligt de limiet per op te laden document op 12 MB (vanwege beperkingen bij FEDICT).

Documenten groter dan 12 MB moeten opgesplitst worden. Verder in de FAQ leest u hoe u dat doet.
Let er ook op dat uw pdf-bestand niet beschermd is door middel van een wachtwoord. Dat kan ervoor zorgen dat het bestand onleesbaar is aan ontvangerszijde.

 

Neen, Vanaf 19 februari 2019 werd het faxkanaal voor de neerlegging van documenten bij hoven en rechtbanken via DPA-Deposit afgesloten.

De fax is een verouderd en nog weinig gebruikt communicatiemiddel en niet alle rechtbanken zijn nog per fax bereikbaar. Meer en meer griffies geven de voorkeur aan het digitale kanaal, dat de werklast vermindert en waarvoor een duidelijk wettelijk kader bestaat.

U kan uiteraard blijven gebruikmaken van de overige kanalen van DPA-Deposit: elektronisch naar de informaticasystemen van Justitie of per (aangetekende) brief via bpost.

 

Neen. Als u vergeten bent een document toe te voegen aan uw deposit, moet u een nieuwe deposit doen. U betaalt daarvoor opnieuw.

Vergelijk met een verzending per post. Als u vergeet een deel in de envelop te steken, moet u ook een nieuwe brief verzenden met envelop en postzegel.

 

Indien deze documenten deel uitmaken van en een stavingsstuk vormen in een dossier, kan u die aanduiden als ‘stuk’. Een inventaris van de stukkenbundel kan worden opgeladen als stuk.

Verzoekschriften mogen worden opgeladen onder de noemer ‘andere’. Een eenzijdig verzoekschrift kan niet via het elektronisch kanaal van DPA worden verzonden omdat er voor een eenzijdig verzoekschrift nog geen rolnummer gekend is.

 

Neen. Een transactie is altijd gebonden aan een zaak. U moet een rolnummer ingeven.

 

De maximale grootte is 12 MB per bestand. Een pdf-bestand dat te groot is om te verzenden, kan u eenvoudig zelf verkleinen door het op te splitsen.
 

Bestand splitsen

Om pdf documenten te splitsen raden wij u in de eerste plaats contact op te nemen met uw IT-afdeling. Indien u niet beschikt over een IT-afdeling kan u ook zelf een software installeren. Wij raden het gebruik van een online webdienst ten strengste af vanwege de gevoeligheid van de informatie.

Het gebruik van onderstaande informatie is enkel adviserend en is op eigen verantwoordelijkheid. PDFsam Basic (https://www.pdfsam.org/) is een gratis open source desktop applicatie om pdf documenten te splitsen, samen te voegen, te draaien. (De documentatie is gebaseerd op versie 3.3.2.)

 

Na de installatie heeft u de keuze uit een aantal tegels:

PDFSAM01

 

Selecteer uw bronbestand, de grootte waarbij er gesplitst dient te worden (bv 10MB), de locatie van het uitvoerbestand en klik op uitvoeren:

PDFSAM02

 

Klik bij voltooid op “Open”

PDFSAM03

 

Uw bestandsverkenner wordt geopend op de locatie van de bestanden:

PDFSAM04

 

Het document werd gesplitst op 10MB grootte en de bestandsnaam wordt voorafgegaan door de paginanummer waar er gesplitst werd. U kan nu de documenten opladen zonder de limiet van 12MB te overschrijden.

 

 

Ja. Alle actieve advocaten kunnen voor hun actieve kantoorgenoten een verzending doen. Selecteer in wiens naam u een verzending doet in uw DPA-Box.

 

Hetzelfde Kantoor

 

Alle advocaten van een kantoor kunnen alle DPA-Boxen van advocaten binnen datzelfde kantoor raadplegen.

Opgeladen documenten kunnen worden verwijderd zolang de deposit niet is verzonden. Klik dan op het vuilbakje. Zodra de deposit verzonden is, kunnen documenten niet meer verwijderd worden.

U vindt een overzicht van de verzonden en ontvangen documenten in uw DPA-Box. Die kan u niet verwijderen.

Geschorst

Een advocaat met de status “tucht/schorsing”, kan nog aanmelden op het DPA. Hij kan vorige verzonden/ontvangen deposits raadplegen, maar kan zelf geen deposit meer doen. Een advocaat/medewerker van hetzelfde kantoor kan in die dossiers wel deposits doen. Dat gebeurt dan in eigen naam, niet in naam van de geschorste advocaat.
 

Geschrapt

Een advocaat die geschrapt is van tableau kan niet meer aanmelden op DPA.

 

Ja. Persoonlijke dossiers en dossiers die gekoppeld zijn aan een kantoor blijven gekoppeld. U kan wel alle deposits in een dossier te allen tijde raadplegen via DPA. Maar u kan er geen acties meer in doen.

Ja. U kan nog steeds fysiek documenten neerleggen bij de griffie. Wilt u tijd besparen? Probeer dan DPA-Deposit.

Als een advocaat via DPA-Deposit documenten verzendt naar een confrater, komen die terecht in de DPA-Box van de ontvanger.

Die ontvangende advocaat krijgt per mail een melding dat er nieuwe documenten staan in zijn DPA-Box.

 

Ja. U kan een begeleidende brief toevoegen bij uw conclusie. Als u die brief oplaadt onder de noemer ‘conclusie’ in eenzelfde neerlegging, brengt dat geen extra kosten met zich mee.

Administratieve vragen

Om een conclusie neer te leggen, betaalt u 9 euro. Om stukken neer te leggen, is dat 6 euro. Voor de verzending van een brief aan de rechtbank betaalt u 3 euro. ‘Andere’ documenten verzenden kost 1 euro. Al die bedragen zijn exclusief btw en onafhankelijk van het aantal pagina’s/documenten of het aantal bestemmelingen.

Advocaten betalen dus voor het gebruik van het platform. De inkomsten die hieruit verworven worden, worden aangewend om te investeren in de uitbreiding van het DPA- platform tot een universeel communicatieplatform tussen advocaten en andere juridische actoren.

Een algemeen overzicht van de prijszetting vindt u hier

 

Vanaf september 2018 krijgt u maandelijks een factuur van uw deposits in de afgelopen maand.  
Facturen worden per kantoor of persoonlijk kantoor opgemaakt en verzonden.

Houd er rekening mee dat het in uitzonderlijke gevallen kan gebeuren dat een transactie die u uitvoerde op de laatste dag van de maand pas de daaropvolgende maand gefactureerd wordt. De neerlegging kan soms met enige vertraging worden uitgevoerd, waardoor die ze pas na een succesvolle verwerking de dag nadien als ‘billable item’ gecreëerd wordt.

 

De facturatiegegevens kan u zelf aanpassen volgens deze stappen:

  1. Meld aan met uw elektronische identiteitskaart op https://portaal.advocaat.be/Applications/login/

  2. Kies de organisatie waarvan u de facturatiegegevens wenst aan te passen
    (Indien u bij uw keuze van organisatie niet de correcte kantoren ziet staan, moet u contact opnemen met uw hoofdbalie om dat te wijzigen)

  3. Klik op “instellingen” –> “mijn organisatie” –> “facturatiebeheer”

  4. Pas de gegevens aan.

  5. Klik op “facturatie – instellingen aanpassen” om op te slaan

 

Neen. Er wordt maandelijks één factuur per kantoor verzonden. In het detailoverzicht van die factuur ziet u de verschillende transacties.

De totale kostprijs is afhankelijk van de documenttypes en de kanalen die u kiest. De prijs (exclusief btw) bestaat uit:


Een eenmalige prijs voor verzending via het DPA-deposit (pro-Deoverzendingen hebben een andere prijszetting)

  • Conclusie: € 9,00 (€ 3,00)
  • Stukken: : € 6,00 (€ 2,00)
  • Andere: € 1,00 (€ 0,50)
     

Supplementen voor:

  • Brief
  • Aangetekende brief
     

De prijs van die supplementen hangt af van het aantal pagina’s en of u een print in kleur of zwart-wit verkiest.


Een algemeen overzicht van de prijszetting vindt u hier

 

Voor pro-Deozaken gelden andere tarieven. U kan bij het begin van een deposit aanduiden of het een zaak in het kader van een BJB-dossier betreft of niet. U moet daarbij de referentie van het BJB-dossier opgeven. De tarieven zijn de volgende:

  • 3 euro voor het verzenden van conclusies
  • 2 euro voor het verzenden van stukken
  • 0,5 euro voor het verzenden van ‘andere’
  • 3 euro voor het verzenden van een ‘brief aan de rechtbank’


Die tarieven zijn exclusief btw en gelden onafhankelijk van het aantal bestemmelingen of documenten in een deposit.

 

Een mandaat wordt gegeven in de context van een kantoor. De assistent kiest voor welk kantoor hij/zij handelingen wil uitvoeren. Indien er slechts voor één kantoor een mandaat werd gegeven, wordt dat keuzemenu overgeslagen.

Vragen rond delegatie

Ja. Uw assistent (niet-advocaat) kan in uw naam handelingen uitvoeren op het DPA-platform.

U kan uw assistent het mandaat via de instellingen op het DPA-platform. Uw assistent kan nadien inloggen via eID of Itsme.

Raadpleeg de handleiding of bekijk de videotutorial.

 

Normaal moet de mandaatgever eerst inloggen met zijn advocatenkaart en daarna met de eID kaart van de mandataris. Vanop afstand kan dat echter ook via de itsme authenticatie van de mandataris. 

1)    Klik op Voeg een mandaat toe

online mandaat 01

2)    Klip op volgende 

online mandaat 02

3)    Klik op Gegevens ophalen via FAS

online mandaat 03

4)    Klik op Itsme

online mandaat 04

5)    Voer het mobile nummer in van de medewerker die u wenst te mandateren

online mandaat 05

6)    Medewerker krijgt op zijn/haar smartphone een bericht tot aanvaarding.
7)    Na aanvaarding worden de gegevens van de medewerker automatisch opgeladen. Het e-mail adres moet nog worden toegevoegd, bevestigen en het mandaat is toegekend. 
 

Ja. Een mandaat is persoonsgebonden.

Een advocaat kan aan meerdere assistenten een mandaat geven. Hij doet dat binnen een kantoorcontext en één per één.

Een assistent  kan dus van meerdere advocaten binnen hetzelfde kantoor een mandaat krijgen. Hij selecteert dan voor welke advocaat hij een handeling wil uitvoeren.

Als een assistent van meerdere advocaten in verschillende kantoren een mandaat krijgt, dan selecteert hij tijdens de loginprocedure voor welk kantoor hij wil aanmelden.

 

Neen. Een mandaat is persoonsgebonden. U kan dus enkel neerleggingen doen in naam van de advocaten van wie u een mandaat ontving.

De delegatie is persoons- en kantoorgebonden. De gemandateerde ziet precies hetzelfde als de advocaat. Hij kan alle transacties zien die de advocaat gedaan heeft, ook toen hij nog aan een ander kantoor verbonden was.

Als een advocaat van kantoor verandert, vervalt het mandaat dat hij aan een assistent gaf. De assistent heeft dan geen toegang meer tot de DPA-Box van de advocaat.

 

Een advocaat kan een mandaat geven aan eender welke burger (niet-advocaat), dus ook een bemiddelaar. Die persoon kan dan in naam van die advocaat handelingen op het DPA-platform uitvoeren. Voorlopig gaat het om het neerleggen van documenten bij de rechtbank of het verzenden van documenten aan advocaten of derde partijen.

Als assistent hebt u de keuze uit eID of Itsme om aan te melden.

  • Via eID: steek uw eID in de kaartlezer en lees uw kaart uit. Geef uw pincode in. U krijgt toegang tot DPA.
  • Via Itsme: maak een Itsme-account aan (meer info zie www.itsme.be), geef uw telefoonnummer in, u krijgt een notificatie via de Itsme-applicatie op uw smartphone. Volg de stappen in de Itsme-applicatie op uw smartphone.
     

Vragen over of problemen met Csam? Surf naar sma-help.fedict.belgium.be/nl of neem contact op met de service desk van Csam.

Csam gebruikt u normaal gezien ook om aan te melden op TaxONWeb of MyPension, sites van de overheid. U kan eventueel via die applicaties testen of aanmelden via Csam lukt en configuratie-aanpassingen aanbrengen indien nodig.

 

Ja. U kan meerdere assistenten binnen eenzelfde kantoorcontext een mandaat geven. U moet dat één voor één doen omdat het mandaat persoonsgebonden is. De assistent moet hierbij aanwezig zijn om zijn/haar eID te laten uitlezen en pincode in te geven. Pas dan kan u het mandaat finaliseren.

Bent u werkzaam bij verschillende kantoren, kan u assistenten bij al uw kantoren mandateren. Let wel op de kantoorcontext waarin u aangemeld bent.

 

Ja. Een advocaat geeft vanuit zijn hoedanigheid en binnen een kantoorcontext een mandaat aan een assistent. Dat houdt in dat de assistent in naam van de advocaat neerleggingen kan doen.
 
Krijgt u van meerdere advocaten binnen hetzelfde kantoor een mandaat, dan kan u selecteren voor welke advocaat u een handeling wil uitvoeren.

Krijgt u van meerdere advocaten in verschillende kantoren een mandaat, dan selecteert u tijdens de loginprocedure het kantoor waarvoor u wil aanmelden.

 

De advocaat die het mandaat gaf, kan dat ook weer verwijderen. Klik daarvoor op het vuilbakje naast het mandaat. Elke advocaat die een assistent een mandaat gaf, zal dat moeten doen.

Na 2 jaar vervalt het mandaat automatisch en moet een nieuw mandaat gecreëerd worden.

 

Een mandaat vervalt automatisch na 2 jaar. U moet dan een nieuw mandaat creëren.

Wilt u het mandaat vroegtijdig intrekken, ga dan naar de instellingen waar u een overzicht krijgt van de mandaten die u uitreikte. Klik op het vuilbakje van het mandaat dat u wenst te verwijderen.

 

Vragen over veiligheid

Neerlegging via elektronisch kanaal

Zelfs voor neerleggingen die gebeuren via een wettelijk erkend elektronisch kanaal (DPA-
Deposit of e-Deposit) kan er geen a-priori 100 % garantie zijn dat de neerlegging zal lukken. Alle informaticasystemen kunnen falen. Indien die kanalen falen, zal de gebruiker daar bijna onmiddellijk van op de hoogte gesteld worden. Het falen van informaticasystemen wordt als een grond van overmacht in hoofde van de neerleggende advocaat gezien. Er wordt hem bij een gefaalde neerlegging op de laatste dag van de termijn bij wet (art. 52 GerW) een extra (werk)dag toegekend om de neerlegging alsnog rechtsgeldig te doen.

Voor neerleggingen die gebeuren via het elektronische kanaal (via de informaticasystemen van FOD Justitie) zal de verzender een ontvangstbewijs ontvangen met timestamp dat door de systemen van Justitie wordt afgeleverd via een e-mail aan de advocaat en desgevallend aan de assistent die de neerlegging in naam van de advocaat uitvoerde.

 

Neerlegging via niet-digitale kanalen

Voor neerleggingen die via het niet-digitale kanaal (bpost) gebeuren, kan DPA geen enkele garantie geven over de succesvolle aflevering, noch over het tijdstip van aflevering. Dat is immers te zeer afhankelijk van externe factoren die buiten controle van DPA liggen. DPA gaat tegenover de gebruikers van het niet-digitale kanaal dan ook enkel een middelenverbintenis aan om (a) de aflevering te organiseren volgens beschreven procedures en (b) waar voorhanden, naar de gebruiker terug te koppelen wat het bij DPA gekende resultaat is van de verzending.

Indien de gebruiker een zekerheid wenst te hebben dat de neerlegging gebeurd is, of over het tijdstip van neerlegging, moet hij daarvoor vanwege de griffie een bevestiging krijgen.

 

Documenten die u zelf oplaadt of ontvangt, worden bewaard in uw DPA-Box. Die documenten worden bewaard op Europees grondgebied conform Europese wetgeving van databescherming. Enkel u kan die documenten raadplegen wanneer u bent aangemeld met uw advocatenkaart. Advocaten uit uw kantoor of medewerkers die u zelf op individuele basis bepaalde rechten hebt toegekend, hebben eveneens toegang tot die documenten.

Noch het DPA-team, noch de organisaties achter DPA hebben toegang tot uw documenten.

 

U krijgt in DPA-Deposit een lijst te zien van alle advocaten. Selecteer de balie of typ al enkele letters in het zoekveld om de keuze te beperken.

Als u op de naam van een advocaat in de lijst klikt, ziet u zijn kantooradres. Op die manier kan u zeker zijn dat u de juiste advocaat selecteert. Ook bijvoorbeeld bij naamsverwarring (2 advocaten met dezelfde naam).

 

Hulp nodig?

Vragen over DPA-deposit?

Neem contact op met de Service Desk via

  • support@dp-a.be
  • 02 307 70 30 (nederlandstalig)
  • 02 588 88 22 (franstalig)
     

Openingsuren: van maandag tot en met vrijdag van 8u30 tot 17u.

    Algemeen
    1. Kijk na of er geen antivirus draait. Die kan u tijdelijk uitschakelen en het opnieuw proberen.

    2. Kijk na of er een tweede kaartlezer (bijvoorbeeld van een bank of Isabel6) is aangesloten op uw computer.

    3. Verwijder cookies en tijdelijke internetbestanden (cache) van uw browser.

     
    Instellingen

    Controleer of de website niet geblokkeerd wordt door uw instellingen. Voeg deze websites toe bij de pop-up instellingen en bij het overzicht van de veilige websites:


    eaZyLink software opnieuw installeren
    1. Verwijder eaZyLink via “programma’s verwijderen en toevoegen”.

    2. Installeer het daarna opnieuw.

     

    Indien er onverhoopt een technisch probleem is bij het doorzenden van DPA-Deposit naar een van de digitale systemen bij Justitie, dan kan u aanspraak maken op een attest vanwege DPA. Dat zal in detail het disfunctioneren van de informaticasystemen documenteren. U kan daarna een beroep doen op de in artikel 52, derde en vierde lid Ger.W. bepaalde verlenging van de termijn voor neerlegging tot de eerstvolgende werkdag.

    U kan rechtsboven de gewenste taal selecteren. Dat moet u in principe slechts één keer doen. Uw keuze wordt onthouden.

    De maximale grootte is 12 MB per bestand. Een pdf-bestand dat te groot is om te verzenden, kan u eenvoudig zelf verkleinen door het op te splitsen.
     

    Bestand splitsen

    Om pdf documenten te splitsen raden wij u in de eerste plaats contact op te nemen met uw IT-afdeling. Indien u niet beschikt over een IT-afdeling kan u ook zelf een software installeren.

    Wij raden het gebruik van een online webdienst ten strengste af vanwege de gevoeligheid van de informatie. Het gebruik van onderstaande informatie is enkel adviserend en is op eigen verantwoordelijkheid. PDFsam Basic (https://www.pdfsam.org/) is een gratis open source desktop applicatie om pdf documenten te splitsen, samen te voegen, te draaien. (De documentatie is gebaseerd op versie 3.3.2.)

     

    Na de installatie heeft u de keuze uit een aantal tegels:

    PDFSAM01

     

    Selecteer uw bronbestand, de grootte waarbij er gesplitst dient te worden (bv 10MB), de locatie van het uitvoerbestand en klik op uitvoeren:

    PDFSAM02

     

    Klik bij voltooid op “Open”

    PDFSAM03

     

    Uw bestandsverkenner wordt geopend op de locatie van de bestanden:

    PDFSAM04

     

    Het document werd gesplitst op 10MB grootte en de bestandsnaam wordt voorafgegaan door de paginanummer waar er gesplitst werd. U kan nu de documenten opladen zonder de limiet van 12MB te overschrijden.

     

     

    De oude balies (Hasselt, Tongeren, Veurne, Ieper, Kortrijk, Brugge, Mechelen, Antwerpen, Turnhout) dragen het label ‘inactief’, maar staan nog steeds opgenomen in het overzicht van alle balies.

    U zal geen advocaten terugvinden onder ‘Orde van Advocaten te Ieper’, die het label ‘inactief’ meekreeg, maar vindt die wel terug onder ‘Balie West-Vlaanderen’. Balie West-Vlaanderen en balie Provincie Antwerpen vindt u onderaan de lijst, balie Limburg staan middenin de lijst. U kan scrollen door de verschillende Belgische balies.

     

    Rechtsboven vindt u de knop ‘nieuwe deposit’. Als u daarop klikt, kan u een nieuwe deposit uitvoeren.

    Is de knop niet zichtbaar?

    Scroll dan helemaal naar boven. Als u niet kan scrollen en de knop niet ziet, moet u de zoomfunctie van uw browser via de instellingen op de standaard 100 % zetten.

    Op Windows

    Dit probleem komt voor wanneer de applicatie voor het lezen van pdf-documenten niet goed geïntegreerd is met uw browser. Wij raden het gebruik van Adobe Reader aan.

    Is Adobe reeds geïnstalleerd en ondervindt u nog steeds een probleem, verifieer dan of de laatste versie geïnstalleerd is door ze opnieuw te installeren.

     

    Op macOS met Safari browser

    De meest voorkomende problemen situeren zich rond de integratie met de Adobe plug- in. Volg onderstaande stappen om Adobe plug-in problemen te analyseren:

    Update Adobe Reader: Installeer de laatste versie van Adobe Reader.

    32bit modus: De Adobe plug-in vereist dat u Safari draait in 32-bit modus.
    Om te garanderen dat Safari start in 32-bit modus en dat de plug-in correct geladen is, open Programma-informatie en klik op “Open in 32-bit mode”.

    Dubbele installaties: Als u meer dan 1 versie van de Adobe Reader plug-in geïnstalleerd hebt, verwijder dan alle instanties van Adobe gerelateerde plug-ins en her-installeer Adobe Reader.

    Open pdf’s met Adobe: Verander de instellingen zodat pdf-bestanden geopend worden met Adobe in plaats van Apple’s “Voorbeeld” of andere applicaties.
    Om dat aan te passen, klik rechts op een pdf-bestand en vraag de info op. Kies dan voor “Adobe Reader” uit de lijst van “Open met” en klik op “Bewaar…”.

    Indien geen van bovenstaande stappen een oplossing biedt, raden wij aan om Chrome of Firefox te gebruiken als browser.

     

    Via het DPA platform krijgt u een e-mail telkens er een nieuw bericht is in uw DPA-Box of wanneer u een nieuw paswoord hebt aangevraagd (alleen toepasselijk voor OVB advocaten) of wanneer we u willen informeren over een nieuwe functionaliteit, wijzigingen, geplande gebeurtenissen, …
     
    En toch kan het gebeuren dat u plots geen e-mails meer van ons ontvangt.

    • Het zou kunnen dat onze e-mail is opgevangen door uw spam filter. Kijk dan eens in uw Spam of Junk Mail map.
    • Om zeker te zijn dat onze e-mails niet gemarkeerd worden als Spam kan u de e-mails markeren als ‘geen spam’ (of gelijkaardig afhankelijk van uw e-mail applicatie) en ons domein of adres toevoegen in uw contacten of adresboek.
    • Het is ook mogelijk dat de e-mail werd tegengehouden door een spam filter op de server van uw e-mail aanbieder.  Hier is weinig aan te doen behalve wanneer dit regelmatig gebeurt. In dat geval zou u uw e-mail aanbieder kunnen vragen om e-mails van dp-a.be, regsol.be, advocaat.be, avocats.be, ordevanvlaamsebalies.be, diplad.be toe te laten (whitelisting in het jargon).
    • Ten slotte kan u ook eens controleren of er geen automatische afhandeling/regel bestaat die de mail behandeld kan hebben.

     
    Indien u na het aanvragen van een nieuw paswoord na 10 minuten nog geen e-mail gekregen hebt, controleer dan ook:

    • of u geen foutje in uw e-mail adres hebt ingegeven? Doe de aanvraag opnieuw met een gecorrigeerd adres.
    • of u misschien een e-mail adres hebt opgegeven dat niet overeenstemt met de gebruiker? Contacteer dan de Servicedesk 02 307 70 30 en kies voor optie 2
    • Onze Servicedesk kan uitzoeken of u zich per ongeluk uitgeschreven hebt op de e-mails die wij sturen.